La période de validité de la certification a une durée maximale de 3 ans (pour les organismes qui ont obtenu leur certification avant le 1/1/2021 : certification pour une durée maximale de 4 ans).
La période de validité de la certification peut cependant se terminer plus tôt si des modifications substantielles interviennent au sein de l’organisme par rapport à ses activités certifiées et que ces modifications affectent la conformité aux exigences du Référentiel national qualité. Si après analyse approfondie ce constat est effectué, la Commission de Certification a le pouvoir de suspendre ou de retirer la certification.
Ces modifications substantielles peuvent avoir traits aux changements suivants :
- la non-réalisation d’un audit de surveillance ou, le cas échéant, d’un audit complémentaire;
- un changement de forme juridique, d’entité juridique ou de sites ;
- une fusion, une absorption, une cession ou une scission ;
- un changement de la personne physique ou morale qui détient la majorité des droits de vote dans l’entité juridique sous laquelle l'organisme opère ;
- un changement au sein de l’équipe de pilotage de l'organisme ;
- un changement de plus de 50% des intervenants ;
- au sein d’une catégorie d’actions, un changement de la nature de l’activité et/ou de ses spécificités ayant un impact sur les indicateurs du Référentiel qui lui sont applicables ;
- une diminution ou un accroissement de plus de 50% du niveau d'activité exprimé en chiffre d’affaires, nombre de jours/heures et/ou nombre de clients ;
- une procédure de redressement judiciaire ou une procédure de sauvegarde ou toute autre situation économique telle qu’elle impacte les conditions du service aux clients ou des services des fournisseurs ;
- une faute professionnelle établie par une instance officielle ou une instance avec laquelle le certificateur est lié par une convention de collaboration jette un doute sur l’éthique de l’organisme ou sa capacité d’exécution dès lors qu’elle serait connue.
Si un ou plusieurs de ces changements surviennent, l’organisme s’engage à en avertir le certificateur par écrit et de manière étayée. L'organisme avertit le certificateur dans le mois de la survenance du changement. Le certificateur confirme par écrit la réception de la notification.
Dans le mois qui suit la réception de ces éléments, la Commission de Certification procède à une analyse sur la base des éléments fournis par l’organisme dans le cas de la Notification obligatoire et/ou sur la base des éléments reçus si ceux-ci proviennent de tiers.
Si la Commission de Certification estime que le changement n’est pas de nature ou d’ampleur à avoir un impact sur la certification, l’organisme peut conserver sa certification. Dans le cas contraire, ou si les éléments présentés sont insuffisants ou inexistants, ou si les délais de communication ne sont pas respectés, la Commission de Certification se réserve le droit d’imposer la réalisation d’un audit complémentaire, à distance ou sur site. Si l’audit complémentaire ne peut avoir lieu, ou s’il est fait le constat de non-conformité non résolue, la Commission de Certification a le pouvoir de suspendre ou de retirer la certification.
Pour le calcul de l’ampleur de l’audit complémentaire, la grille des temps existante est d’application.
L’organisme s’engage à conserver un enregistrement de toutes les réclamations dont il a eu connaissance concernant la conformité aux exigences de certification et mettre ces enregistrements à la disposition du certificateur sur demande, et
- prendre toute action appropriée en rapport avec ces réclamations et les imperfections constatées qui ont des conséquences sur la conformité aux exigences de la certification ;
- documenter les actions entreprises.
L’organisme s’engage à répondre en permanence aux exigences de certification, incluant la mise en oeuvre des changements appropriés qui sont communiqués par le certificateur. Il s’engage également à répondre aux questions du certificateur et à fournir les informations demandées pendant toute la période de validité de la certification. Si les informations demandées ne sont pas fournies ou ne répondent pas aux exigences des indicateurs du Référentiel, la certification peut être suspendue ou retirée.
Début de la période de validité
La période de validité de la certification débute à partir du moment où la Commission de Certification confirme que l’organisme satisfait aux critères requis.
Si l’organisme veut prolonger sa certification au-delà de la période de validité, il doit introduire à temps une demande de renouvellement. Dans ce cas il faut tenir compte d'un délai moyen de trois mois entre la planification de l’audit et la visite d’audit. Un renouvellement implique un audit de renouvellement, qui est en tout point semblable à un audit initial. En cas de renouvellement, la nouvelle décision de certification prend effet le lendemain de la date d'échéance du précédent certificat.
Documenter les actions entreprises.
L’organisme s’engage à répondre en permanence aux exigences de certification, incluant la mise en oeuvre des changements appropriés qui sont communiqués par le certificateur. Il s’engage également à répondre aux questions du certificateur et à fournir les informations demandées pendant toute la période de validité de la certification. Si les informations demandées ne sont pas fournies ou ne répondent pas aux exigences des indicateurs du Référentiel, la certification peut être suspendue ou retirée.
