L’audit de surveillance, c’est quoi ?

Lors de l’audit de surveillance, l’auditeur vérifiera si le fonctionnement de votre organisme répond toujours aux exigences du référentiel Qualiopi.

Tous les indicateurs sont susceptibles d’être vérifiés lors de cet audit.

L’audit de surveillance peut également être un moment privilégié pour vous engager dans un plan de progrès en matière de responsabilité sociale et sociétale. Pour en savoir plus sur la démarche de labellisation LUCIE 26000-OF, contactez-nous ou consultez dès à présent : https://agence-lucie.com/label-lucie-26000/

Votre organisme est déjà certifié Qualiopi et vous souhaitez transférer votre certification chez CertUp

Modalités de l’audit de surveillance Qualiopi

Quand

L’audit de surveillance a lieu entre le 14ème et le 22ème mois après l’obtention de votre certification.

Si vous avez obtenu votre certification avant le 31 décembre 2020, votre certificat Qualiopi est valable pendant 4 ans. L’audit de surveillance devra alors se faire entre le 14ème et 28ème suivant l’obtention de la certification.

N’hésitez pas à joindre votre chargé.e de relation client pour avoir plus d’informations et programmer votre audit pour qu’il s’inscrive au mieux dans votre agenda.

Sauf exception, l’audit de surveillance se réalise à distance si l’audit initial a eu lieu in situ. Par contre, si l’audit initial a eu lieu à distance, l’audit de surveillance aura nécessairement lieu sur site.

Périmètre

Auditeur

Le périmètre de l’audit, sa durée et son prix sont repris dans l’offre initiale.

Une modification ou évolution du périmètre peut impacter l’ampleur de l’audit.

Voici quelques exemples : ouverture d’un nouveau site ; extension vers une nouvelle catégorie d’actions comme l’accompagnement VAE, les bilans de compétences ou l’apprentissage ; fusion ou scission de votre organisme... Si vous êtes dans cette situation, merci de nous contacter.

Dans la mesure du possible, nous planifions le.a même auditeur.trice pour l’audit de surveillance que pour l’audit initial, afin d’assurer une continuité.

Cas spécifiques

Nouvel entrant

Si, à l’audit initial, l’organisme a été considéré comme un nouvel entrant, l’auditeur effectuera des vérifications supplémentaires pour s’assurer de la mise en œuvre des processus/documents développés.

Les indicateurs les plus concernés sont alors les indicateurs 2, (3), 11, (13), (14), 19, 22, 24, 25, 26 et 32.

Organisme multisite

Le siège fera l’objet de la visite, tout comme un ou une sélection de sites qui n’auront pas été audités lors de l’audit précédent. Le nombre de sites échantillonnés dépend du nombre total de sites de l’organisme.

Audit initial aménagé

Tous les indicateurs sont susceptibles d’être vérifiés, avec en priorité les indicateurs non vérifiés lors de l’audit initial.

Les étapes de l’audit de surveillance

En amont de l’audit

Votre chargé.e de relation client vous contactera quelques mois avant l’échéance des 22 (28) mois pour planifier une date pour la visite d’audit dans le délai réglementaire, ainsi que pour valider les modalités de l’audit, à distance ou sur site. N’hésitez pas à prendre vous-même l’initiative.

Lors des échanges, CertUp-Maïeutika vérifiera aussi si des évolutions ou modifications importantes ont eu lieu dans la période écoulée qui auraient un impact sur l’audit de surveillance. Ces modifications peuvent être d’ordre juridique, organisationnel et/ou fonctionnel.

Ensuite, vous aurez à nouveau accès à l’application en ligne pour une mise à jour de vos données.

Un plan d’audit vous sera envoyé en préparation de l’audit.

La visite d’audit

La visite sera introduite par une réunion d’ouverture.

Lors de l’audit de surveillance, l’auditeur vérifiera si le fonctionnement de votre organisme répond toujours aux exigences du Référentiel Qualiopi.

Comme pour l’audit initial, l’audit s’effectuera sur base d’un échantillon d’actions concrètes qui ont eu lieu depuis le précédent audit.

Tous les indicateurs sont susceptibles d’être vérifiés lors de cet audit.

L’auditeur portera une attention spécifique sur :

  • les modifications et évolutions survenues depuis l’audit initial au sein de votre organisme ;
  • les éventuels indicateurs qui ont fait l’objet d’une non-conformité (majeure ou mineure) lors de l’audit initial et les actions correctives et préventives qui en découlent ;
  • la démarche et les actions d’amélioration continue au sein de l’organisme;
  • la bonne utilisation du logo Qualiopi par votre organisme ;

La visite se termine par la restitution des constats lors de la réunion de clôture.

Après l’audit

La Commission de Certification se prononcera sur le maintien de la certification sur base des constats de visite.

Une ou des non conformités mineure(s) nécessitent un plan d’action. Une ou des non conformités majeure(s) impliquent un audit complémentaire.

Travaillons ensemble !